יום גיבוש ואירוע חברה מחוץ לשעות העבודה והזכאות לשכר

יום גיבוש בעבודה או אירוע חברה עשויים להיחשב זמן עבודה כאשר ההשתתפות חובה בפועל, העובדים נדרשים להגיע כחלק מתפקידם, מתקיימת פעילות מקצועית או שהעובד אינו חופשי לבחור אם להשתתף. כאשר מדובר באירוע חברתי רצוני באמת, ללא עבודה וללא השלכה על מי שאינו מגיע, לא כל משך האירוע ייחשב בהכרח שעות עבודה. ההכרעה נעשית לפי המציאות ולא לפי הכותרת “יום כיף”.

מעסיקים רבים משקיעים באירועי חברה, טיולים, ארוחות, סדנאות וכנסים. הקושי נוצר כאשר האירוע מתקיים בערב, ביום המנוחה, באתר מרוחק או לאחר יום עבודה מלא. כדי לחשב את השכר נכון צריך להפריד בין זמן שבו העובד עומד לרשות העבודה לבין פעילות פנאי שהשתתפותו בה חופשית.

מה הופך יום גיבוש לזמן עבודה

המבחן המרכזי הוא האם העובד עומד לרשות המעסיק. נבחנים החובה להגיע, תוכן האירוע, מידת השליטה של המעסיק, היכולת לעזוב, הקשר לתפקיד והשלכות אי ההגעה. אין תנאי יחיד שמכריע בכל המקרים, ולכן חשוב לבחון את מכלול הנסיבות.

השתתפות חובה או חובה משתמעת

אם ההזמנה מציינת שהנוכחות חובה, אם נלקחת נוכחות, אם מנהלים דורשים הסבר ממי שלא מגיע או אם היעדרות משפיעה על הערכה וקידום, האירוע נוטה יותר להיחשב חלק מהעבודה. גם ניסוח כמו “כולם מצופים להגיע” עשוי ללמד על חובה מעשית, במיוחד בארגון שבו עובד סביר חושש שסירוב יפגע בו.

תוכן מקצועי בתוך אירוע חברתי

אירוע יכול לשלב הרצאה, הצגת יעדים, הדרכה, ישיבת צוות וטקס הוקרה. החלק המקצועי עשוי להיות זמן עבודה גם אם אחריו מתקיימת ארוחה או הופעה. במקרים כאלה נכון לתעד את לוח הזמנים ולא להחיל תשובה אחת על כל היום. מאמר נפרד מסביר מתי קורס או הדרכה מטעם המעסיק חייבים בתשלום.

חופש אמיתי לסרב ולעזוב

אירוע רשות אמיתי מאפשר לעובד לומר שלא יגיע, להגיע לחלק ממנו או לעזוב ללא סנקציה. אם ההסעה המאורגנת היא הדרך היחידה לחזור, או שהעובד נדרש להישאר עד לסיום הרשמי, חופש הבחירה מצטמצם. לעומת זאת, אירוע פתוח שבו העובד מגיע מרצונו בשעות הפנאי ויכול לעזוב בכל עת עשוי להיחשב פעילות חברתית.

איך מחשבים את השעות ביום האירוע

אם האירוע הוא זמן עבודה, סופרים אותו יחד עם יתר שעות העבודה באותו יום ובאותו שבוע. עובד שסיים יום רגיל וממשיך לאירוע חובה בערב עשוי לעבור את מכסת היום הרגיל ולהיות זכאי לגמול שעות נוספות. אין די בכך שהאירוע “על חשבון החברה” או כולל אוכל כדי לשלול שכר.

שתי השעות הנוספות הראשונות מזכות בדרך כלל בגמול של 125% וכל שעה נוספת לאחריהן בגמול של 150%, בכפוף להסדר החל. יש לבדוק גם את המכסה השבועית ואת המגבלות על עצם ההעסקה. מידע נוסף נמצא במדריך על מגבלות השעות הנוספות ביום ובשבוע.

האם זמן הנסיעה לאירוע נחשב שעות עבודה

נסיעה רגילה מהבית למקום עבודה אינה נחשבת בדרך כלל זמן עבודה. יום גיבוש יוצר מצבים מורכבים יותר. כאשר העובד נדרש להתייצב במשרד, לעלות להסעה מאורגנת ולהמשיך כקבוצה לאתר מרוחק, יש לבחון אם מרגע ההתייצבות הוא כבר נתון למרות המעסיק. אם העובד נוהג ברכב עבור המעסיק, מוביל ציוד או מסיע עובדים כחלק ממשימה, הדבר מחזק את הקשר לעבודה.

לעומת זאת, כאשר כל עובד מגיע עצמאית לאירוע רשות ויכול לבחור את הדרך והשעה, זמן הנסיעה נוטה להיות דומה לנסיעה פרטית. רצוי שהמעסיק יקבע מראש ובכתב מהו מקום ההתייצבות, מתי מתחיל האירוע ומי מבצע תפקיד בדרך.

אירוע חברה בערב ביום מנוחה או בחג

כאשר אירוע חובה מתקיים בערב לאחר יום עבודה, החישוב עשוי ליצור שעות נוספות. אם הוא מתקיים בתוך המנוחה השבועית או בחג, מתעוררות גם שאלות של היתר העסקה, גמול מוגדל ומנוחת פיצוי. אין להניח שאופי חברתי פוטר מהוראות המגן כאשר העובד נדרש להשתתף.

עוד יש לבדוק את ההפסקה בין יום עבודה אחד למשנהו. יום גיבוש שמסתיים בלילה ומחייב התייצבות מוקדמת למחרת עלול לפגוע במנוחה הנדרשת. תכנון מוקדם של לוחות הזמנים חשוב גם לבריאות ולבטיחות ולא רק לחישוב השכר.

מה הדין כאשר עובדים באירוע עצמו

לעיתים עובדים מסוימים אינם רק אורחים. מנהלת משאבי אנוש מארגנת, איש מחשוב מפעיל מצגת, עובד צילום מתעד, נהג מסיע או מנהל אחראי על הצוות. עבורם הקשר לעבודה ברור יותר, גם אם יתר המשתתפים נמצאים באירוע רשות. יש לרשום את מלוא הזמן שבו ביצעו משימות או נדרשו להיות זמינים.

אם משולם רכיב שעות נוספות גלובלי, עדיין צריך לבדוק שההסדר אמיתי, נפרד ומכסה באופן סביר את העבודה שבוצעה. אין לראות בתשלום הגלובלי היתר להתעלם מן השעות. להרחבה ראו גמול שעות נוספות גלובלי בתלוש.

הנחיות מעשיות לעובד

• לשמור את ההזמנה, לוח הזמנים והודעות המנהלים על חובת ההשתתפות.
• לרשום את שעת ההתייצבות, היציאה, החזרה והמשימות שבוצעו.
• לבדוק אם נלקחה נוכחות ואם נדרש אישור להיעדר.
• להפריד ברישום בין חלק מקצועי לבין פעילות חברתית רצונית.
• להודיע בזמן אמת אם דוח הנוכחות אינו כולל את שעות האירוע.
• לבדוק בתלוש את החישוב היומי, השבועי והגמול במנוחה השבועית.
• לא להניח שכל צילום קבוצתי מוכיח לבדו שהנוכחות הייתה חובה.

הנחיות מעשיות למעסיק

• להחליט מראש אם האירוע חובה או רשות ולכתוב זאת באופן ברור.
• לפרט את החלקים המקצועיים ואת שעותיהם.
• לקבוע מנגנון דיווח נוכחות לעובדים שמבצעים תפקיד באירוע.
• לתכנן הסעות, זמני סיום ומנוחה בין ימי עבודה.
• לחשב מראש שעות נוספות ועבודה במנוחה השבועית.
• לא לנקוט צעדים נגד עובד שנעדר מאירוע שהוצג כאירוע רשות.
• לבדוק הסכם קיבוצי, נוהג או חוזה שמעניקים זכות טובה יותר.

מסמכים שכדאי לשמור

• הזמנה, תכנית האירוע ולוח זמנים.
• הודעות על חובת השתתפות או קבלת אישור להיעדרות.
• רשימת נוכחות ודוחות כניסה ויציאה.
• סידור הסעות ופרטי מקום ההתייצבות.
• חלוקת תפקידים לעובדים במהלך האירוע.
• תלושי שכר ודוחות שעות של חודש האירוע.
• הסכם עבודה, הסכם קיבוצי ונוהל אירועי חברה.

טעויות נפוצות

הטעות הנפוצה ביותר היא להגדיר אירוע כ“התנדבותי” בעוד שהמסרים וההתנהלות הופכים את ההשתתפות לחובה. טעות אחרת היא לשלם משכורת חודשית רגילה בלי לבדוק אם האירוע יצר שעות נוספות. גם קיזוז כל זמן הארוחה או הנסיעה באופן אוטומטי, בלי לבחון אם העובד היה חופשי, עלול להיות שגוי.

מן הצד השני, לא כל מסיבה או מפגש חברתי מזכים בשכר רק מפני שהוזמנו אליהם עובדים. יש לבדוק מי יזם, האם הייתה חובה, מה נעשה בפועל ומה היה חופש הבחירה. תיעוד מדויק בזמן אמת עדיף על גרסאות כלליות שנמסרות חודשים לאחר מכן.

בשורה התחתונה

יום גיבוש בעבודה אינו מסווג לפי שמו אלא לפי מאפייניו. השתתפות חובה, תוכן מקצועי, שליטת המעסיק והיעדר אפשרות אמיתית לעזוב מצביעים על זמן עבודה. אירוע חברתי רצוני באמת עשוי להישאר מחוץ לשעות העבודה. כאשר היום משלב בין השניים, נכון לפצל את לוח הזמנים ולחשב כל חלק לפי מהותו.

למסגרת החוקית ניתן לעיין בחוק שעות עבודה ומנוחה במאגר החקיקה של הכנסת ובמידע משרד העבודה על חובת תיעוד שעות העבודה. לפני אירוע ארוך, לילי או מחייב, כדאי להסדיר מראש את הנוכחות, השכר והמנוחה.

רועי סבג, עורך דין דיני עבודה בחיפה

עו״ד רועי סבג מייעץ ומייצג עובדים ומעסיקים במחלוקות על ימי גיבוש, אירועי חברה, הדרכות, שעות נוספות ורישומי נוכחות. הטיפול כולל סיווג זמן האירוע, בדיקת דוחות ותלושים, ניסוח נוהל ארגוני, מענה לדרישות שכר וייצוג בבית הדין לעבודה. לתיאום ייעוץ עם עורך דין דיני עבודה בחיפה: 04-625-0000.